Utilizar el espacio web compartido de documentos

Algunas listas tienen un espacio compartido de documentos donde los suscriptores pueden descargar y subir documentos: este espacio está disponible a través de la Sección de documentos compartidos.

Presentación de los documentos en el espacio web compartido de documentos

Para acceder a la sección de 'Documentos compartidos' de una lista, haz lo siguiente:

1. Ve a la página principal del entorno web y accede.
2. Entra en la página de información de la lista que sea de tu interés.
3. En el menú lateral izquierdo, pincha en el enlace 'Documentos compartidos'.

La sección de 'Documentos compartidos' puede contener tres tipos de recursos: carpetas, ficheros y marcadores (enlaces).

• Las carpetas están precedidas por el icono .
  • Para explorar una carpeta, haz clic sobre su nombre.
  • Volver a un nivel superior, pincha en el enlace 'Hacia la carpeta de nivel superior' en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Los ficheros están precedidos por iconos realcionados con el tipo de fichero. Puedes descargarlos y/o subir otros.
• Los marcadores (enlaces) están precedidos por el icono . Estos consisten en atajos que proporcionan una cceso a una página web en particular con un solo click. Si pinchas en la etiqueta de un marcador, la página web se abrirá en una nueva ventana.

Las funciones de edición y creación de documentos, cuando están disponibles para ti, son accesibles a través del modo Experto. Para cambiar al modo experto, pincha en el botón Modo Experto situado al principio de la página.

Los dueños de la lista o los autores de los documentos puden restringir los derechos de acceso a determinados archivos/carpetas. Tanto los derechos de lectura como los de escritura pueden restringirse:

• Cuando una carpeta no es editable, no puedes ni subir ni crear documentos en él.
• Cuando una carpeta no se puede leer, no podrás explorarla (obtendrás un mensaje de error).

Las carpetas se ordenan de forma separada desde los archivos y marcadores, y se muestran antes que ninguno. Por defecto, los documentos se ordenan de forma ascendente según la columna 'Documento'.

Ten cuidado: la ordenación alfanumérica distingue entre mayúsculas y minúsculas, así que todos los documentos que tengan el primer carácter del nombre en mayúsculas se mostrarán primero en orden alfabético y luego, todos los documentos que tengan el primer carácter del nombre en minúsucla, en orden alfabético. Ocurre lo mismo con las carpetas.

Puedes ordenar los documentos y carpetas con otro criterio que sea distinto al del nombre: también pueden ordenarse según el autor, su tamaño así como la fecha de última modificación. Para ordenarlos según tu criterio, pincha en el nombre de la columna correspondiente.

Descargar documentos desde el espacio web de documentos compartidos

Para descargar un documento de una lista, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la sección de 'Documentos compartidos' de la lista que sea de tu interés.
2. Explora la carpeta que contenga el fichero que quieres descargar.
3. Selecciona el 'modo experto'.
4. Pincah en el nombre del fichero que quieras salvar en tu disco duro.
   

   Ten cuidado: aquellos ficheros que el navegador pueda abrir los abrirá en vez de descargarlos. Para descargar este tipo de ficheros, debes pinchar con el botón derecho y seleccionar 'Guardar archivo como...', 'Guardar enlace como...', etc. según tu navegador. Esto puede afectar, entre otros, a ficheros de formato .HTM/HTML, .PDF, .PNG, .TXT, .SWF, etc. (este comportamiento varía según tu navegador y preferencias).

Subir documentos al espacio web de documentos compartidos

Creando una carpeta en una lista

Para crear una carpeta en una lista, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la sección de 'Documentos compartidos' de la lista que sea de tu interés.
2. Explora la carpeta dentro de la cual quieres crear la nueva caperta.
3. Cambiar al modo experto.
4. Introduce el nombre de la carpeta en el campo de texto situado cerca de la etiqueta 'Crear una nueva carpeta dentro de [nombre de la carpeta actual]'.
5. Pincha en el botón 'Crear'

Subir un fichero a la lista

Para subir un fichero a la lista, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la sección de 'Documentos compartidos' de la lista que sea de tu interés.
2. Explora la carpeta dentro de la cual quieres subir el nuevo fichero. Crea una nueva carpeta si es necesario.
3. Cambiar al modo experto.
4. Haz clic en el botón 'Explorar' bajo la etiqueta 'Subir un fichero dentro de la carpeta [nombre de la carpeta actual]' y elige el fichero que quieres subir. Después de seleccionarlo, haz clic en el botón 'Abrir'. La ruta de acceso de tu fichero se mostrará en el campo de entrada situado cerca del botón 'Explorar'.
5. Pincha en el botón 'Publicar'.

Ten cuidado: los dueños de la listas podrían definir cuotas, lo que significa que no se podrá exceder de un tamaño máximo en el espacio web de documentos compartidos. Si intentas subir o crear un documento demasiado grande y no queda espacio, obtendrás el siguiente mensaje de error: "El repositorio de documentos excede la cuota de disco'.

Para evitar la sobrecarga de la lista, intenta borrar ficheros que nos e utilicen. Una buena organización de la lista te permitirá gestionar el espacio web de documentos compartidos más fácilmente. Para ahorrar algo de espacio, también puedes publicar los ficheros en formato comprimido.

Publicar un marcador en una lista

Para publicar un marcador en una lista, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la sección de 'Documentos compartidos' de la lista que sea de tu interés.
2. Explora la carpeta dentro de la cual quieres publicar el nuevo marcador. Crea una nueva carpeta si es necesario.
3. Cambiar al modo experto.
4. En la casilla 'título', introduce un nombre descriptivo para la página web a la que vas a enlazar en el marcador.
5. En la casilla 'URL', introduce o pega la URL de la página web.
6. Pincha en el botón 'Añadir'

Crear un fichero en una lista

Para crear un fichero en una lista, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la sección de 'Documentos compartidos' de la lista que sea de tu interés.
2. Explora la carpeta dentro de la cual quieres crear el nuevo fichero. Crea una nueva carpeta si es necesario.
3. Cambiar al modo experto.
4. Introduce un nombre de fichero en el campo de entrada cerca de la etiqueta 'Crear un nuevo fichero'.
5. Pincha en el botón 'Crear'.

Esto te llevará a la página de creación del fichero.

IIntroduce o pega el texto que quieres introducir dentro del fichero en el área de texto 'Editar el fichero /nombredelfichero', y luego pincha en el botón 'Publicar'.

Importante: los únicos archivos que se pueden crear en la web de las listas son ficheros de texto sin formato. Sin embargo, es imposible crear documentos ofimáticos (.DOC, .XLS, .PPT, .RTF, .ODT, etc.), .PDF, imágenes, etc.

También puedes reemplzar el fichero, describirlo o renombrarlo. Para saber más acerca de estas características, dirígete a la sección 'Editar o borrar documentos del espacio web de documentos compartidos'.

Editar o borrar documentos en el espacio web de documentos compartidos

Además de subir y descargar documentos, puedes hacerlo también sobre ficheros y carpetas que ya estén en la web:

• cambiando los derechos de acceso (lectura y escritura);
• editándolos;
• borrándolos.

Cambiar derechos de acceso

Puedes cambiar los acceso de lectura y/o escritura a carpetas y ficheros. Esto tiene distintas ventajas:

• Denegar el derecho a escritura en una carpeta evita la proliferación de ficheros publicados por personas no autorizadas. Para mantener el control de la lista, algunas veces es importante denegar el derecho escritura a la carpeta raíz del espacio web de documentos compartidos. También es posible ofrecer una carpeta modificable y bloquearla dado un tiempo o nua fecha, por ejemplo para controlar el envío de trabajos por estudiantes.
• Denegar acceso de escritura a un fichero evita que alguien lo modifique. Por ejemplo, esta será la opción más común para profesores que deseen ofrecer una serie de documentos a sus alumnos, como podrían ser preguntas de examen.
• Denegar el acceso de lectura a una carpeta posibilita el guardar varios documentos confidenciales sin tener que cambiar los dechos de acceso individualmente en cada uno.
• Denegando el acceso de lectura a un fichero asegura su confidencialidad. Por ejemplo, un profesor pude solicitar a sus estudiantes que suban sus 'copias de examen' a una lista y restringir el acceso de lectura a esos ficheros para prevenir que otros estudiantes puedan verlos.

Está permitido cambiar los derechos de acceso de solo aquellos documentos que hayas creado tu mismo en las listas (una excepción: los dueños de la lista pueden cambiar los drechos de acceso de cualquier documento publicado en las listas; esto no incluye a los moderadores).

Para cambiar los derechos de acceso de un documento, pincha en el texto 'Acceso' situado en frente del nombre del documento, en la columna 'Acceso'. Se te dirigirá a la página de edicicón de derechos de acceso.

Selecciona las opciones del desplegable 'Acceso de lectura' y 'Acceso de edición'.

Aunque no se ha mencionado en ninguna de las opciones, observe que el propietario del documento (normalmente la persona que lo publicó) siempre mantiene los derechos de lectura y escritura sobre este documento (salvo que el dueño de la lista cambie el propietario del documento).

También puedes cambiar el propietario del documento. Por ejemplo, para permitir a otra persona editarlo en la web, o para indicar el autor actual del documento si ha sido publicado por alguien más.

Editar carpetas, ficheros y marcadores

Para editar un documento pincha en el texto 'Editar' situado al lado del nombre del documento, en la columna 'Editar'

Según el tipo de documento que edites, tendrás diferentes posibilidades:

• Si el documento es una carpeta, solo podrás describirla o renombrarla.
  

  La descripción de un documento es visible en la esquina superior izquierda cuando se edita. La descripción de las carpetas también es visible allí cuando se examina.

• Si el documento es un marcador, también podrás cambiar la URL especificada.
• Si el documento es un fichero, también puedes reemplazar el fichero existente por otro que tú elijas. Para hacer esto, haz clic en el botón 'Explorar' bajo el texto 'Reemplazar el fichero nombredelfichero con tu fichero', y selecciona el fichero que quieres publicar; tras seleccionarlo, haz clic en el botón 'Abrir'. La ruta de acceso al fichero se mostrará en la casilla de entrada situada cerca del botón 'Explorar'. Haz clic en el botón 'Publicar'.
  

  Sea el que sea eel nombre del nuevo fichero, el fichero publicado en la lista mantendrá su nombre original. Si quieres reemplazar el quieres que el reemplazo del fichero sea seguido por un cambio de nombre, deberás renombrar también el fichero publicado en la lista.

• Por último, si el documento es un fichero de texto sin formato, puedes cambiar su contenido en la web: introduce o pega el texto que quieres poner en el archivo en el área de texto 'Editar el archivo /nombredelarchivo', y pincha en el botón 'Publicar'.

cualquier click en un botón realcionado con una casilla solo valida los cambios especificados en esa casilla. Para realizar varios cambios, necesitas hacer click en cada botón correspondiente.

Algunos botones automáticamente te llevan de vuelta a la página de la carpeta que contiene el documento, mientras otras realizan una actualización sin lelvarte a ninguna página. Para volver a página de la carpeta sin cambiar nada, pincha en el botón "Hacia la carpeta de nivel superior".

Borrar carpetas, ficheros o marcadores

Para borrar cualquier tipo de documento, pincha en el texto 'Borrar' al lado del nombre del documento en la columna 'Borrar'. Un mensaje de confirmación se mostrará para permitir abortar tu decisión: una vez que sea borrado, el documento ya no podrá recuperarse.

Si no existe el text 'Borrar' al lado del nombre del documento, significa que no tienes derechos de escritura sobre el documento.

Es imposible borrar una carpeta que aún contenga documentos: antes de borrar una carpeta, primero necesitas vaciarla completamente.

Algunas recomendaciones para organizar el espacio web de documentos compartidos

Si eres de la gente que le gusta organizar las listas y crear ficheros y carpetas, ten visión de futuro: piensa que la lista se desarrollará de forma considerable y puede que se utilice por muchos años.

Aquí te mostramos algunas sugerencias para prevenir que una lista se comporte de forma anárquica:

• Si la lista contiene el mismo tipo de recursos en intervalos regulares, selecciona ogranización por mes o por año (u otra duración según tus necesidades).
  

  Ejemplo: si la lista está destinada a recolectar trabajos de estudiantes, dichos estudiantes asistirán a las mismas lecciones y harán el mismo trabajo entre un año y otro. Debido a esto, podría ser interesante crear un fichero por cada año académico en el raíz del espacio web de documentos compartidos: esto le permitirá a los estudiantes revisar los trabajos y lecciones de años anteriores. También puede complementarse con la creación de subcarpetas por cada lección o cada profesor dentro de cada carpeta de año.

• Si la lista es una lista colaborativa destinada a todos los miembros de un departamento, deberías elegir una organización basada en proyectos.
• Si la lista está destinada al intercambio de información, elige una organización basada en temas.
• También puedes elegir una organización por persona, por equipo, etc. incluso combinar todas estas soluciones.

Para evitar problemas selecciona cuidadosamente los nombres de los ficheros y carpetas que publiques en la lista: utiliza nombres cortos y explícitos y evita espacios, acentos y caracteres especiales.